Assemblée générale de copropriété : guide complet pour les syndicats
L'assemblée générale annuelle est obligatoire pour tout syndicat de copropriété. Voici comment préparer une AGA valide, claire et efficace.
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Quelles sont les règles pour tenir une assemblée générale valide ?
Le Code civil du Québec et la déclaration de copropriété de l'immeuble encadrent la tenue des assemblées générales du syndicat de copropriété. L'avis de convocation doit être envoyé à chaque copropriétaire au moins 15 jours avant la date de l'assemblée (ou selon le délai prévu dans la déclaration). Il doit indiquer la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour complet.
Le quorum est généralement fixé à la majorité des voix des copropriétaires représentant la majorité des quotes-parts (sauf dispositions contraires dans la déclaration). Si le quorum n'est pas atteint à l'heure prévue, l'assemblée doit être ajournée et reconvoquée. Faute de quorum à la deuxième convocation, les décisions peuvent être prises par les copropriétaires présents selon certaines conditions.
Les votes s'expriment selon les quotes-parts de chaque unité, sauf pour certaines décisions qui requièrent une majorité qualifiée (75 % des voix pour les modifications à la déclaration de copropriété, par exemple). Le procès-verbal doit être rédigé et signé dans les 30 jours suivant l'assemblée et conservé dans les registres du syndicat.
Comment préparer une AGA efficace étape par étape
Commencez la préparation au moins 6 à 8 semaines avant l'AGA. Rassemblez les états financiers de l'exercice clos (idéalement vérifiés par un comptable), préparez le projet de budget pour l'exercice suivant, rédigez l'ordre du jour avec les points obligatoires et les résolutions proposées. Si des travaux majeurs sont à l'ordre du jour, obtenez les soumissions à l'avance pour que les copropriétaires puissent se prononcer en toute connaissance de cause.
Envoyez l'avis de convocation avec tous les documents pertinents (états financiers, budget, résolutions, notes explicatives). Un gestionnaire de condo professionnel prépare habituellement ces documents et l'ensemble des communications avec les copropriétaires. Cette étape est souvent sous-estimée : des copropriétaires bien informés à l'avance sont plus engagés et les débats en assemblée sont plus constructifs.
Pendant l'assemblée, désignez un président de séance (souvent le président du CA), un secrétaire pour rédiger le procès-verbal, et un scrutateur pour le dépouillement des votes. Pour les assemblées à distance (Zoom, Teams), vérifiez que votre déclaration de copropriété le permet et que des dispositions ont été prises pour l'identification des participants et le vote électronique.
Les erreurs fréquentes à éviter lors d'une AGA
Les erreurs les plus fréquentes : convoquer l'assemblée dans des délais insuffisants (moins de 15 jours), omettre des points obligatoires à l'ordre du jour (approbation des états financiers, élection des administrateurs), ne pas atteindre le quorum faute de mobilisation suffisante, et adopter des résolutions à l'unanimité sur des points qui ne le requièrent pas légalement (ce qui peut poser problème si un seul copropriétaire conteste ultérieurement).
Une autre erreur fréquente est de ne pas documenter correctement le procès-verbal. Un procès-verbal incomplet ou non signé peut rendre des décisions contestables. Il doit mentionner la date, le lieu, les présences, le quorum atteint, chaque point de l'ordre du jour discuté, les résolutions adoptées avec les résultats des votes et les oppositions exprimées.
Pour éviter ces écueils, de nombreux syndicats délèguent la préparation et l'animation de l'AGA à leur gestionnaire professionnel. Gestion Velora prépare l'ensemble des documents, coordonne la logistique et rédige le procès-verbal conforme aux exigences légales, libérant le CA de cette charge administrative.
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