Assemblée générale de copropriété : guide complet pour les syndicats
L'assemblée générale annuelle (AGA) d'un syndicat de copropriété québécois doit se tenir dans les six mois suivant la clôture de l'exercice financier. Elle sert à approuver les états financiers, élire les administrateurs, adopter le budget et traiter les résolutions soumises par les copropriétaires. Une bonne préparation est essentielle pour qu'elle soit valide et productive.
Quelles sont les règles pour tenir une assemblée générale valide ?
Le Code civil du Québec et la déclaration de copropriété de l'immeuble encadrent la tenue des assemblées générales du syndicat de copropriété. L'avis de convocation doit être envoyé à chaque copropriétaire au moins 15 jours avant la date de l'assemblée (ou selon le délai prévu dans la déclaration). Il doit indiquer la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour complet.
Comment préparer une AGA efficace étape par étape
Commencez la préparation au moins 6 à 8 semaines avant l'AGA. Rassemblez les états financiers de l'exercice clos (idéalement vérifiés par un comptable), préparez le projet de budget pour l'exercice suivant, rédigez l'ordre du jour avec les points obligatoires et les résolutions proposées. Si des travaux majeurs sont à l'ordre du jour, obtenez les soumissions à l'avance pour que les copropriétaires puissent se prononcer en toute connaissance de cause.
Les erreurs fréquentes à éviter lors d'une AGA
Les erreurs les plus fréquentes : convoquer l'assemblée dans des délais insuffisants (moins de 15 jours), omettre des points obligatoires à l'ordre du jour (approbation des états financiers, élection des administrateurs), ne pas atteindre le quorum faute de mobilisation suffisante, et adopter des résolutions à l'unanimité sur des points qui ne le requièrent pas légalement (ce qui peut poser problème si un seul copropriétaire conteste ultérieurement).